Comment automatiser ses comptes rendus de réunion avec ChatGPT & Whisper

L'automatisation des comptes rendus de réunion est devenue une nécessité dans le monde professionnel actuel, où le temps est une ressource précieuse. En effet beaucoup de professionnels ont au moins deux réunions par semaine. En automatisant cette tâche, vous gagnez en efficacité et vous pouvez vous concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.

Plusieurs outils et solutions peuvent vous aider à automatiser la rédaction de vos comptes rendus :

• Les logiciels de transcription automatique: Ces outils convertissent la parole en texte en temps réel. Ils sont particulièrement utiles pour capturer les discussions lors des réunions.
• Les outils de reconnaissance optique de caractères (OCR): Si vous avez des documents papier, l'OCR vous permettra de les numériser et de les transformer en texte modifiable.
• Les outils de collaboration en ligne: Des plateformes comme Google Docs, Microsoft Teams ou Notion permettent de partager des documents en temps réel et de collaborer à la rédaction des comptes rendus.
• Les assistants virtuels: Des outils comme Google Assistant ou Siri peuvent être utilisés pour dicter des notes ou des éléments clés de la réunion.
• Les logiciels de gestion de projet: Certains logiciels de gestion de projet intègrent des fonctionnalités de prise de notes et de génération de rapports.

1. Choisir les bons outils: Sélectionnez les outils qui correspondent le mieux à vos besoins et à votre budget.
2. Préparer la réunion: Avant la réunion, assurez-vous que tous les participants ont accès aux outils nécessaires et connaissent les règles de fonctionnement.
3. Enregistrer la réunion: Enregistrez la réunion audio ou vidéo pour pouvoir la transcrire ultérieurement.
4. Transcrire la réunion: Utilisez un logiciel de transcription automatique pour convertir l'enregistrement en texte.
5. Structurer le compte rendu: Organisez le texte transcrit en sections claires et concises, en mettant en évidence les points clés, les décisions prises et les prochaines étapes.
6. Ajouter les forces et les faiblesses: Identifiez les forces et les faiblesses de chaque point abordé lors de la réunion et intégrez-les au compte rendu.
7. Partager le compte rendu: Diffusez le compte rendu à tous les participants de la réunion pour validation et suivi.

Si vous souhaitez passer par une solution clé en main, laquelle choisir ? Un processus proposé par Roman Quechon 

Dans la suite de ce tuto, vous allez découvrir étape par étape comment créer par vous-même un prototype d’assistant de réunion d’IA. Si toutefois, vous souhaitez utiliser une solution clé en main et plus fiable, je vous conseille de passer par Noota.

C’est une solution que je teste depuis plusieurs semaines, avec laquelle vous pouvez enregistrer, retranscrire en direct et résumer vos réunions de manière très rapide et en automatique grâce à l’IA. Plus précisément, Noota vous permet :

• d’enregistrer en direct le contenu de vos réunions : avec un plugin, Noota enregistre les réunions sur diverses plateformes de visio, comme Google Meet, Microsoft Teams, Zoom, Aircall, Ringover et bien d'autres

• Prise de notes automatique : Avec l’enregistrement de la visio + l'intelligence artificielle, Noota retranscrit en direct en “speech-to-text” tous les échanges, ce qui permet de garder la trace de tout ce qui a été dit d’important durant votre réunion. Et ainsi, plus besoin de prendre des notes manuellement pendant vos réunions ! Magiiiiic ✨. Vous avez également télécharger des fichiers audio et vidéo, sans limite de taille/poids de fichier (qui est clairement la limite principale que vous trouverez avec le prototype que je propose ci-dessous), l’outil vous fera aussi la retranscription de manière automatique. Voici un exemple de rendu :

• Rapports de réunion personnalisés : Une fois la retranscription faite, Noota va ensuite être capable de vous faire un résumé/compte rendu et analyse complète de votre échange en fonction de type de réunion : call prospect/client, interview client, entretien d’embauche, etc. C’est donc un gain de temps considérable, et tous les points clés discutés sont définis de manière plus sûre !

• Mise à jour automatique du CRM : il est possible de connecter son CRM à Noota (sont disponibles pour le moment : Hubspot, Salesforce & Pipedrive). Une fois le RDV terminé, Noota synchronise le compte de réunion dans la bonne fiche de transaction/opportunité de son CRM. Cela permet de gagner un temps fou !

Les limites de l'automatisation

1. Coût : Certains outils peuvent être coûteux, notamment pour les grandes entreprises.
2. Qualité de la transcription : La qualité de la transcription peut varier en fonction de la qualité de l'enregistrement et de la clarté des voix.
3. Nécessité d'une relecture : Même avec les outils d'automatisation, une relecture humaine est souvent nécessaire pour vérifier l'exactitude et la cohérence du compte rendu.
4. ChatGPT est un outil puissant, mais son utilisation requiert une grande vigilance : il  est impératif d'éviter d'y divulguer des données sensibles.
5. L'entreprise devra mettre en place un système permettant de rectifier les données personnelles inexactes.
6. Nuances et contexte : Les outils d'IA peuvent avoir du mal à saisir les nuances, le sarcasme, les sous-entendus ou le contexte global d'une conversation, ce qui peut conduire à des malentendus dans le compte rendu.
7. Termes techniques : Les domaines spécifiques requièrent souvent une terminologie précise que les outils peuvent ne pas maîtriser parfaitement.
8. Priorisation des informations : Il est difficile pour une machine de déterminer quelles informations sont les plus importantes et méritent d'être mises en avant dans le compte rendu.
9. Adaptation au public : Un compte rendu automatisé peut manquer de la touche personnelle et de l'adaptation au public cible qui sont essentielles pour une communication efficace.

Les atouts d'une agence de rédaction

1. Expertise humaine : Un rédacteur professionnel possède une compréhension approfondie de la langue, des nuances et des conventions rédactionnelles. Il peut ainsi produire un compte rendu clair, concis et adapté à votre audience.
2. Personnalisation : Une agence peut personnaliser le compte rendu en fonction de vos besoins spécifiques, en mettant l'accent sur les points clés que vous souhaitez voir ressortir.
3. Connaissances du domaine : Si votre entreprise évolue dans un secteur particulier, une agence spécialisée pourra mieux saisir les enjeux et les termes techniques spécifiques.
4. Valeur ajoutée : Un rédacteur peut aller au-delà de la simple transcription en apportant une analyse, des recommandations ou en identifiant des opportunités.

Quand faire appel à une agence de rédaction de compte-rendu de réunion telle que DmProConseil ?

1. Réunions stratégiques : Les décisions importantes prises lors de réunions stratégiques nécessitent un compte rendu précis et détaillé.
2. Réunions avec des clients ou des partenaires : Un compte rendu soigné est essentiel pour renforcer les relations et éviter les malentendus.
3. Réunions complexes : Les réunions avec de nombreux participants ou des sujets techniques peuvent bénéficier d'une relecture par un professionnel.
4. Lorsque la qualité est primordiale : Si la précision et la clarté du compte rendu sont essentielles pour votre entreprise, faire appel à une agence est un investissement judicieux.

En conclusion : l'automatisation est un outil précieux pour gagner du temps, mais elle ne peut pas remplacer l'expertise humaine. En combinant les forces des deux, vous obtiendrez des comptes rendus de réunion de haute qualité qui répondront à tous vos besoins.