Le procès-verbal en question

Tout procès-verbal nécessite un enregistrement tangible de la réunion pour ses participants. Le compte-rendu de réunion de l’association est une source d'information pour les membres qui n'ont pas pu y assister. Le compte-rendu sert de point de référence notamment :

• Lorsque les résultats d'une réunion ont un impact sur d'autres activités ou projets collaboratifs au sein de l'organisation

Ou encore :

• La rédaction peut servir à informer (ou rappeler) aux personnes des tâches qui leur sont assignées et/ou des échéances

Il y a essentiellement cinq étapes impliquées dans les minutes de réunion :

Une réunion bien planifiée permet d'assurer une séance de travail efficace. Si le président et le secrétaire collaborent pour s'assurer que l'ordre du jour et la réunion sont bien réfléchis, la prise de notes en sera beaucoup plus facile.

2.       Enregistrement des échanges - lors de la réunion

3.       Rédaction du compte-rendu

Il est important d'obtenir une copie de l'ordre du jour de la réunion et de l'utiliser comme guide ou plan pour prendre des notes et préparer les procès-verbaux - avec l'ordre et la numérotation des points du procès-verbal. En outre, l'ordre du jour et/ou l'avis de réunion fournit également des informations qui devront être incluses dans le procès-verbal, telles que :

•         les noms de tous les participants à la réunion, y compris les invités ou les conférenciers

•         les documents qui sont envoyés avec l'ordre du jour ou distribués lors de la réunion - les copies (numériques ou papier) des documents doivent être conservées comme référence future et pour être partagées avec ceux qui n'ont pas pu assister à la réunion.

4.       Distribution ou partage du compte-rendu

5.       Stockage du compte-rendu

Conseils qui pourraient aider votre prise de notes

• Créer un plan - comme spécifié précédemment, il est important de baser votre plan sur l’ordre du jour. Il sera alors facile pour vous de noter les décisions en fonction de chaque élément, au fur et à mesure.
• Cochez les participants qui entrent dans la salle
• Enregistrer les décisions ou les notes sur les éléments d'action dans votre plan dès qu'ils se produisent pour être sûr qu'ils sont indiqués avec précision
• Demandez des éclaircissements si nécessaire - par exemple, si le groupe continue sans prendre de décision ou de conclusion évidente, demandez des éclaircissements sur les propositions et/ou les étapes suivantes.
• N'essayez pas de tout capturer - vous ne pouvez pas tenir le coup si vous essayez d'écrire la conversation verbatim, alors assurez-vous simplement (et clairement) d'écrire (ou de taper) seulement les décisions, les affectations, les actions, etc.
• Enregistrez la réunion - pensez à enregistrer la réunion, par exemple sur votre téléphone ou autres, mais assurez-vous de signaler aux participants qu'ils sont enregistrés. Bien qu’il ne soit pas utile d’utiliser l'enregistrement pour créer une transcription mot à mot de la réunion, l’audio peut être très intéressant si vous avez besoin d'éclaircissements ou de preuves.

Plus le procès-verbal sera précis, mieux il répondra à sa finalité. Et nous vous recommandons de faire appel à une agence de rédaction de compte-rendu.

• Essayez d'écrire le compte rendu le plus rapidement possible après la réunion, pendant que tout est frais dans votre esprit.
• Passez en revue votre plan et, si nécessaire, ajoutez des notes supplémentaires ou clarifiez les points soulevés. Vérifiez également que toutes les décisions, actions et motions sont clairement notées.
• Incluez un court énoncé de chaque mesure prise par le conseil et une brève explication de la justification de la décision. Quand il y a une grande délibération avant de passer une motion, résumer les principaux arguments
• Modifiez votre écrit pour assurer la concision et la clarté, de sorte que les minutes soient faciles à lire
• Si vous devez vous référer à d'autres documents, joignez-les dans une annexe ou indiquez où ils peuvent être trouvés. Ne réécrivez pas leur intention.

Ce qu’il faut retenir, c’est que l’équipe dédiée de notre agence experte en rédaction de compte-rendu peut se charger de la rédaction de vos comptes rendus au rythme qui vous convient. Nos trois rédacteurs ont bac+5 en communication, journalisme, sciences po.

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