Une Mauvaise Communication Écrite : Un Frein à la Progression Professionnelle

Dans le monde professionnel, la capacité à convaincre et à persuader est essentielle pour atteindre ses objectifs. Que ce soit pour obtenir un investissement, démontrer sa compétence, gagner la confiance d'un client ou vendre un produit, la communication écrite joue un rôle crucial. Cette communication se compose de deux éléments principaux : le contenu (l'information brute) et l’emballage (la façon dont l’information est présentée). Bien que le contenu soit primordial, l’emballage, ou la manière dont vous exprimez et présentez vos idées, est également déterminant.

Une communication écrite mal maîtrisée peut non seulement dévaloriser vos compétences perçues mais également freiner votre progression professionnelle.

L’emballage d’un texte, tout comme celui des produits alimentaires, influence fortement la perception que les lecteurs ont du contenu. À l’instar d’un emballage attractif qui peut inciter à acheter un produit, une présentation soignée de vos idées renforce votre crédibilité et l’impact de votre message. A contrario, un texte mal rédigé ou mal structuré peut donner une image négative de vous, même si le contenu est pertinent.

Un écart entre vos compétences réelles et leur perception est souvent dû à une communication écrite insuffisante. En effet, ce ne sont pas vos compétences intrinsèques qui sont directement évaluées, mais plutôt l’image que vous projetez à travers vos documents. Si vos écrits sont confus ou mal structurés, ils peuvent nuire à votre réputation, même si vous êtes réellement compétent.

⏺CV : Un CV soigné, avec une mise en page claire et une formulation précise, donne une première impression positive et augmente les chances d'être sélectionné pour un entretien.

⏺Rapport de projet : Un rapport bien structuré, avec des graphiques et des tableaux pertinents, facilite la compréhension et met en valeur les résultats obtenus.

⏺Email professionnel : Un email concis, avec une formule de politesse adaptée et une signature professionnelle, témoigne de votre savoir-être et de votre sérieux.

Logiciels de mise en page : Word, Pages, InDesign pour créer des documents esthétiques et professionnels. Outils de correction orthographique et grammaticale : Grammarly, Antidote pour améliorer la qualité de votre écriture.

Bien écrire est indispensable chaque fois que le jugement d’autrui sur vous peut influencer votre carrière ou le développement de votre entreprise. Par exemple, si un lecteur considère que vous êtes incapable de communiquer clairement, cela peut avoir des répercussions significatives sur votre avancement professionnel ou sur la perception de votre société. Ainsi, lorsque la clarté de votre communication peut impacter négativement votre carrière, il est essentiel de consacrer du temps et des efforts à rédiger des documents de qualité.

Autres situations clés :

⏺Présentations orales : Les supports de présentation (slides) doivent être clairs et concis pour accompagner efficacement votre discours.

⏺Réseaux sociaux professionnels : La qualité de vos publications sur LinkedIn, par exemple, reflète votre image professionnelle et peut vous ouvrir des portes.

⏺Négociations : Des propositions écrites claires et convaincantes renforcent votre position et facilitent la conclusion d'accords.

Les répercussions d’une communication écrite défaillante peuvent être sévères et variées :

⏺Pour les Jeunes Diplômés : Un étudiant nouvellement embauché qui produit des documents peu clairs peut être perçu comme un débutant pendant longtemps. Cette perception peut ralentir son évolution professionnelle, même s’il possède des compétences techniques solides.

⏺Pour les Cadres : Un cadre dont les rapports d’activité sont difficilement lisibles risque de perdre la confiance de sa hiérarchie. La difficulté à comprendre ses écrits peut mener à une stagnation de carrière, car ses supérieurs préféreront des collaborateurs dont les communications sont plus efficaces.

⏺Pour les Commerciaux : Un commercial dont les propositions ou rapports sont mal rédigés peut voir ses ventes stagner. Les clients peuvent être réticents à s’engager avec un fournisseur dont la communication est floue ou confuse, malgré la qualité du produit ou service proposé.

Conséquences plus larges :

⏺Perte de crédibilité : Une communication maladroite peut remettre en question votre expertise et votre sérieux.

⏺Difficultés relationnelles : Des malentendus dus à une communication floue peuvent générer des conflits et détériorer les relations professionnelles.

Un document professionnel est plus qu’un simple texte : c’est un outil qui doit vous « vendre » ainsi que vos idées ou produits. De la même manière qu’un mode d’emploi de lecteur DVD doit être clair pour éviter les frustrations et les erreurs d’utilisation, vos écrits doivent être compréhensibles et bien structurés pour éviter toute méfiance ou incompréhension. Un texte confus ou mal rédigé peut amener vos lecteurs à se détourner de vous ou de votre produit, au profit de concurrents plus clairs et plus efficaces.

Pour aller plus loin :

⏺Storytelling : Utiliser des histoires pour rendre vos écrits plus engageants et mémorables.

⏺Personal branding : Construire une image de marque personnelle cohérente à travers tous vos écrits.

Tous les documents professionnels ont pour objectifs d’informer et de convaincre. Que vous rédigiez un courriel, un rapport, une plaquette commerciale ou tout autre type de document, il est crucial de veiller à ce que vos écrits remplissent ces deux objectifs. Une communication efficace repose sur la capacité à présenter les informations de manière claire et à argumenter de manière convaincante.

Techniques spécifiques :

⏺L'art de la persuasion : Utiliser des arguments solides, des exemples concrets et des appels à l'action efficaces.

⏺La structure du message : Suivre une structure claire (introduction, développement, conclusion) pour faciliter la compréhension.

Lorsque votre lecteur ne comprend pas ce que vous écrivez, la responsabilité vous incombe. Les difficultés de compréhension ne sont généralement pas attribuées à la complexité du sujet ou au niveau intellectuel du lecteur, mais plutôt à la qualité de la communication de l’auteur. Un texte difficile à comprendre peut susciter des doutes sur vos compétences et sur votre capacité à bien exercer votre métier.

Le rôle du lecteur : Bien que l'auteur ait une responsabilité majeure, le lecteur a également un rôle à jouer en posant des questions si nécessaire.

Un cadre dont les rapports sont obscurs, un commercial dont les offres sont confuses, ou une société dont les propositions sont mal expliquées peuvent se retrouver en difficulté face à la concurrence. Une communication maladroite peut freiner votre progression, nuire à votre image et entraver le développement de vos affaires. Les lecteurs préfèrent souvent des documents clairs et directs et peuvent se détourner si la communication est perçue comme difficile ou peu professionnelle.

Exemples concrets :

⏺Perte de clients : Une offre commerciale mal formulée peut pousser un client à choisir un concurrent.

⏺Échec de projet : Un cahier des charges mal rédigé peut entraîner des incompréhensions et des retards dans un projet.

Propositions d'outils et de ressources supplémentaires

⏺Cours en ligne : Il existe de nombreuses plateformes proposant des cours sur la rédaction professionnelle (Coursera, Udemy, etc.).

⏺Ateliers d'écriture : Participer à des ateliers pour améliorer ses compétences en rédaction et bénéficier des retours d'autres participants.

⏺Livres et guides de style : Consulter des ouvrages de référence sur la rédaction professionnelle, comme le guide du style de l'APMEP ou le guide du style de l'Agence France-Presse.

⏺Logiciels de relecture : Utiliser des outils comme Hemingway Editor pour simplifier votre texte et en améliorer la clarté.

Faire appel à un prestataire externe : L'agence DMPROCONSEIL

Améliorer ses compétences rédactionnelles

1- Maîtrisez les bases de la grammaire et de l'orthographe.

2- Lisez régulièrement pour enrichir votre vocabulaire et affiner votre style.

3- Écrivez avec assiduité, en prenant le temps de structurer vos idées. Adaptez votre ton et votre style en fonction du destinataire et du contexte.

4- Relisez attentivement vos écrits pour détecter et corriger les erreurs.

5- Utilisez une ponctuation adéquate pour structurer efficacement votre texte.

6- Pratiquez régulièrement des exercices de communication écrite pour vous améliorer.

7- Faites appel  à l'agence de rédaction de contenu DMPROCONSEIL

La communication écrite est un facteur déterminant dans la progression professionnelle et dans la perception de vos compétences. Un texte bien rédigé et clairement présenté est essentiel pour convaincre et informer efficacement vos interlocuteurs. Il est donc crucial de soigner la qualité de votre communication écrite, non seulement pour refléter vos compétences réelles, mais aussi pour éviter les impacts négatifs sur votre carrière ou vos affaires. En vous efforçant d’améliorer vos écrits, vous pouvez renforcer votre image professionnelle et augmenter vos chances de succès dans le monde professionnel.