Rédiger un compte-rendu

Rédiger un compte-rendu exige des règles. Le compte-rendu est un document professionnel qui rapporte de la manière la plus neutre possible des faits, des activités, des propos échangés lors d'une réunion, lors d'une conférence, lors d'un groupe de travail, etc. Il fournit des informations spécifiques sur un sujet à un public particulier. Bien que cela puisse sembler une tâche simple à réaliser, la rédaction d'un compte-rendu ou rapport est en fait une compétence qui nécessite beaucoup de connaissances et de pratique pour être menée à bien.

Il est fortement conseillé de rédiger le compte-rendu « à chaud », pendant que vous avez encore en mémoire l’événement dont vous devez rendre compte, ce qui vous aide à contextualiser les notes que vous avez prises.

Rédacteur en compte-rendu de réunion, est un vrai métier, celui de persuader et influencer efficacement un public.

Objectifs du compte rendu

Un compte-rendu doit toujours être diffusé au minimum à l'ensemble des participants. Des copies peuvent également être adressées aux absents ou à toute personne concernée de près ou de loin par la réunion, la conférence, le groupe de travail, etc. (clients, partenaires, supérieurs hiérarchiques, etc.).

Le but des procès-verbaux est de décrire les actions entreprises par les participants à la réunion. Contrairement à ce que certaines personnes pensent, enregistrer les procès-verbaux d’une réunion, ce n’est pas "prendre des notes" ou “transcrire” ce que les gens disent pendant la réunion.

Les procès-verbaux des réunions devraient décrire ce qui a été fait lors de la réunion, et non les paroles prononcées par les membres individuels.

• - Formaliser le travail réalisé pour permettre à une personne qui n'a pas assisté à la séance de se la représenter de façon suffisante : savoir ce qui s'est dit, ce qui s'est décidé, et dans quelle atmosphère se sont déroulées les discussions.
• - Conserver une trace écrite d'une réunion, d'une conférence, d'un groupe de travail, etc. à laquelle chaque participant peut se référer en cas de contestation ou de doute.
• - Capitaliser l’information, pour mémoire.
• - Acter des décisions

Lorsque vous rédigez les comptesrendus de réunions, considérez qu’une personne extérieure à votre organisation peut les lire un jour. La compréhension de ce que vous avez écrit par cette personne pourrait avoir un effet profond sur votre organisation.

Contenu du compte-rendu

1. 1.  L’en-tête et le pied de page

• L’identité du/ des rédacteurs et du/ des destinataires.
• La date et le lieu.
• Public présent.
• Le titre du compte-rendu.
• L'objet du jour de la séance.

1. 2.  L’introduction

• Le rédacteur rappelle la mission et précise l’objet du compte-rendu.
• Il donne des informations sur les circonstances (durée, participants, fonctions, organisation de la séance, des échanges, atmosphère... ).
• Si le compte-rendu est long, il annonce le plan.

1. 3.  Le développement

La longueur des comptes-rendus selon le nombre des participants. Le niveau du condensé dépend de l'usage et du destinataire. La transcription intégrale des paroles de chacun risquant d’être fastidieuse, il s'agit plutôt de sélectionner et réorganiser les informations pour les réduire à ce qu'il convient de retenir.

Deux structures sont courantes:

• - Se centrer sur les acteurs : le rapporteur regroupe les différentes interventions de chacun et s'efforce de dégager ses préoccupations telles qu'elles se sont manifestées aux différents moments de la discussion.Se centrer sur le contenu : le rapporteur suit la progression de la discussion : les moments importants, les différents aspects du problème évoqué, etc.

1. 4.  En conclusion : le rôle du rédacteur

• • • Le rédacteur fait une synthèse des différents points. C’est ici qu'il peut éventuellement émettre sa propre opinion.
    • Le compte-rendu s'achève généralement sur une rubrique "Prochaines étapes" où figurent les points à valider ou les tâches à faire et/ou la date de la prochaine réunion.

Forme du compte-rendu

1. - Le rédacteur ne s'exprime jamais en son nom. Il doit retranscrire avec neutralité, objectivité et fidélité les propos pris en note lors de la séance.
2. - En ce qui concerne l'énonciation, deux formules sont habituelles. Il est important de faire  un choix et de conserver le même mode énonciatif tout au long du compte-rendu :
1. l'énonciation discursive (je - nous) convient parfaitement surtout si vous avez personnellement participé à la réunion et si le rapport est destiné aux membres.
2. L’énonciation historique (il - elle) donne une allure plus objective, plus distante. C'est ce qui s'utilise le plus couramment.

Trois systèmes temporels se rencontrent :

1. le présent historique :

« à ce moment l'animateur demande aux membres s'ils acceptent cette proposition. »

2. Le passé parlé :

« à ce moment l'animateur a demandé aux membres s'ils acceptaient cette proposition. »

3. Le passé littéraire :

« à ce moment l'animateur demanda aux membres s'ils acceptaient cette proposition. »

1. - Le découpage en paragraphes se détermine en fonction des thèmes sélectionnés durant la phase de préparation. Le rédacteur veille à faire des phrases complètes et à élaborer un texte fluide, agréable à lire.
2. - Une grammaire et une orthographe correctes sont fondamentales, sans elles le lecteur ne peut pas se concentrer sur le fond.
3. - La rédaction se termine comme toujours pas un « nettoyage » du texte : précision du vocabulaire, vérification de la cohérence et de la lisibilité (syntaxe, orthographe, ponctuation, harmonie)

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 Astuces pour rendre vos documents professionnels plus professionnels

Vous n'obtiendrez pas une seconde chance si les premières impressions sont médiocres ! Vos documents commerciaux doivent être créés selon les normes de l'entreprise.

1. Contrôlez les polices

Limitez-vous absolument à un maximum de trois polices dans un document, moins si possible.

2. Optez pour une police 12 un standard

La taille de police de 12 points est standard pour les documents imprimés. Plus petit, c’est plus difficile à lire.

3. Utilisez un sommaire

Si votre document doit couvrir plus de huit pages, il est prudent de créer UN SOMMAIRE

4. Soyez intelligent avec l'utilisation de la couleur

La couleur ajoute une touche professionnelle aux documents et peut aider à mettre en évidence les zones clés. En incorporant intelligemment différentes couleurs, votre document sera plus lisible. Attention à la cohérence des couleurs.

5. Soyez intelligent avec l'utilisation des mots

6. Évitez les abrégés inutiles 

7. Insérez une mise en forme cohérente tout au long du message.

8. Ayez une cohérence graphique

Un même style peut rendre les résultats plus lisibles et les conclusions plus faciles à comprendre.

9. Placez des rubriques évidentes

Assurez-vous que vos titres soient cohérents et offrent de la clarté à votre document. De même, le formatage cohérent des sous-titres peut les différencier des titres principaux.

10. Implémentez une hiérarchie

Si vous souhaitez utiliser des en-têtes, des en-têtes secondaires, créez une hiérarchie pour que l’importance des en-têtes par rapport à la copie soit immédiatement évidente.

11. Minimisez l'utilisation de la majuscule

N’oubliez par que l’emploi d’une phrase en majuscule signifie que vous criez. Or, le cri n'est pas le ton très pro pour une personne accomplie !

12. Créez de la clarté avec un espace

Les espaces blancs peuvent rendre le reste du document plus clair et plus facile à lire.

13. Évitez les grandes sections de texte

Rien ne rebute le lecteur moyen comme un flot de texte sans fin. Essayez de garder toute la copie concise et pertinente.

14. résister à l'envie de souligner

Vous n'êtes pas un enseignant d'école primaire et vos mots et votre esprit devraient pouvoir souligner le message pour vous.

15. Utilisez des italiques à la place

Beaucoup plus professionnel.

16. Ne centrez pas un grand bloc de texte

Ce n'est pas un dépliant pour un festival de rock.

17. Citations

Donner des citations de sources est approprié et professionnel.

18. Se débarrasser de Comic Sans

Comic Sans, c’est très bien pour les invitations à la fête des enfants !  Optez pour des polices classiques, professionnelles comme Arial ou Century Gothic.

19. Évitez les veuves et les orphelines

Eviter les veuves et les orphelines sur un document professionnel ajoute une esthétique agréable. Une veuve est une ligne à la fin d'un paragraphe composé de moins de sept caractères et une orpheline est une ligne au début d'une nouvelle page de moins de sept caractères.

20. Ne mélangez pas paysage et portrait

Vos lecteurs n'aimeront pas avoir à basculer entre les deux mises en page.

21. Réduisez les frontières

Des illustrations et des bordures superflues peuvent donner au document une apparence gimmicky (gadget). Gardez les frontières simples ou (mieux encore) vides.

22. Utilisez un modèle

Si vous n'êtes pas sûr de disposer d'un document professionnel, utilisez un modèle prédéfini.

23. Évitez les images inutiles

Ne mettez en œuvre des images que lorsque cela est absolument nécessaire et pertinent - évitez la tentation de placer des images excessives uniquement pour le plaisir !

Faire appel à un rédacteur externe

Vous voilà en tant que rédacteur ou rédactrice expert(e) en compte-rendu de réunion, assis(e), à rédiger un procès-verbal lorsque vous réalisez soudainement que je ne comprends pas clairement des propos. S'exprimer pour demander des éclaircissements peut être intimidant pour un débutant. Malgré ce sentiment d'inconfort, il vaut mieux faire preuve de professionnalisme.

Les secrétaires de séance utilisent toujours un modèle de compte-rendu de réunion. En tant que rédactrice externe, je travaille bien évidemment sur le même modèle.

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